Le “particolari esigenze” che rendono differibile il termine di convocazione dell’assemblea ordinaria per l’approvazione del bilancio di esercizio meritano – scrivono gli esperti Consulenti del Lavoro della Fondazione Studi nel loro approfondimento del 10 maggio 2022 – una valutazione attenta.
Riguardano la struttura e l’oggetto della società e possono autorizzare gli amministratori – tenuti però ad evidenziarne, nella relazione sulla gestione (in caso di redazione del bilancio ordinario), il motivo e il nesso con le poste di bilancio interessate – alla proroga temporale.
Lo statuto può non contenere l’indicazione analitica e specifica delle particolari esigenze che consentono il prolungamento del termine stesso; per tale ragione, gli amministratori sono tenuti a valutare ed illustrare le ragioni che giustificano la convocazione nel termine massimo di centottanta giorni (ordinariamente sono centoventi) nei seguenti altri documenti, oltre la relazione di cui sopra: verbale del Consiglio di amministrazione di approvazione della proroga; nota integrativa (in caso di bilancio in forma abbreviata); verbale di approvazione del bilancio in cui deve sempre essere menzionata la proroga.
Data di convocazione differibile
Le esposte “particolari esigenze” sono concretizzabili, in via esemplificativa ma non esaustiva, nei seguenti punti: primo anno di adozione dei principi contabili internazionali; eventuali dimissioni dell’organo amministrativo nell’imminenza del termine ordinario di convocazione dell’assemblea; dimissioni del responsabile amministrativo, con ovvie ripercussioni in capo al funzionamento della struttura interna; modifica alla struttura del sistema informatico con ricadute sul sistema contabile; coinvolgimento della società in operazioni straordinarie (scissioni, fusioni ecc.); coinvolgimento della società in calamità naturali, furti, incendi, ecc…
Svolgimento delle assemblee. Più ampio il ricorso all’online
Fondazione Studi ricorda che il c.d. “Decreto Milleproroghe”, estende l’applicabilità delle norme sullo svolgimento delle assemblee ordinarie delle S.p.a. e S.r.l. alle assemblee sociali tenute entro il 31 luglio 2022. Il legislatore consente, in particolare, un più ampio ricorso ai mezzi di telecomunicazione per lo svolgimento delle assemblee, anche in deroga alle disposizioni statutarie.
Viene stabilito che le S.p.a., le S.a.p.a., le S.r.l. e le società cooperative e le mutue assicuratrici, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, con l’avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie, possono prevedere che:
• il voto venga espresso in via elettronica o per corrispondenza;
• l’intervento all’assemblea avvenga mediante mezzi di telecomunicazione;
• l’assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il
segretario o il notaio.
In aggiunta, con esclusivo riferimento alle S.r.l., si consente che l’espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto.
Sitografia
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